Documentalist

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist. Je ondersteunt het project Gelderse Poort binnen het programma Ruimte voor de Rivier 2.0 als Documentalist en draag je bij aan een toekomstbestendig rivierengebied door document- en informatiemanagement (DIM) op strategisch en uitvoerend niveau vorm te geven.

Wat ga je doen

• Inventariseren, inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief voor Gelderse Poort op basis van kaderdocumenten van de opdrachtgever.
• Opstellen en periodiek actualiseren van werkwijzen voor document- en informatiemanagement voor dit project en toekomstige projecten.
• Verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail zodat de wettelijke kaders en de toegankelijkheid van informatie gewaarborgd zijn.
• Verzamelen en aanleveren van informatie voor projectverantwoording aan de Manager Projectbeheersing.
• Beheren van het digitale en analoge projectarchief, inclusief ordening, waardering, selectie en toepassen van metadata.
• Coachen en instrueren van projectmedewerkers in hun taken en verantwoordelijkheden op DIM-gebied.
• Faciliteren en controleren van documentaire informatie-uitwisselingsprocessen tijdens aanbestedingen.
• Gereedmaken van (digitale en papieren) archieven voor overdracht aan documentbeheer.
• Opstellen en actueel houden van autorisatiematrix en het verlenen/intrekken van autorisaties in het DMS.
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem op basis van gebruikersbehoefte.
• Signaleren en melden van storingen aan functioneel beheer en inventariseren van functionele verbeterwensen.
• Periodiek monitoren van de kwaliteit van het projectarchief en uitvoering van documentbeheer.
• Opstellen van heldere, SMART-adviezen en, indien nodig, programmaplannen of verbeterplannen om DIM structureel te verbeteren.

Resultaat

• Een actueel, betrouwbaar en compleet projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van de opdrachtgever (ordeningsstructuur, waardering/selectie, metadata).
• Beschikbare, actuele hulpmiddelen voor Documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuren.

Programma's en systemen

• MS Office
• SharePoint (provinciale omgeving)
• SharePoint (Connect) — mogelijk nog niet volledig geïmplementeerd

Leiding en toezicht

Je werkt zelfstandig en valt onder verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing van het project. De uitvoering van werkzaamheden vindt plaats op basis van een resultaatverplichting.

Meest essentiële competenties

• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit en het vermogen om werkbare oplossingen te bedenken.
• Sterk analytisch vermogen en het leggen van verbanden.
• Nauwkeurigheid en goede plan- en organisatievaardigheden.
• Sterke luistervaardigheden en het achterhalen van de vraag achter de vraag.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden; rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Proactieve houding, zelfstandigheid en de wil om jezelf te blijven ontwikkelen.

Jouw profiel

• Je hebt meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Je beschikt over minimaal HBO denk- en werkniveau en hebt een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied Informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt ervaring met (documentair) informatiebeheer, dienstverlening en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, toepassingsmodel metadata).
• Ruime ervaring met MS Office en SharePoint.
• Een sterke mate van aansluiting bij de genoemde competenties.