Documentalist

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist. Je werkt als documentalist/informatiemanager binnen het project Gelderse Poort van het programma Ruimte voor de Rivier 2.0 en voert strategische en uitvoerende taken op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM) uit ten behoeve van een goed ingericht projectarchief en de archivering in het documentmanagementsysteem.

Werkzaamheden

• Je inventariseert, richt in, onderhoudt en draagt het projectarchief over, gebaseerd op de kaderdocumenten van de opdrachtgever.
• Je stelt een werkwijze voor document- en informatiemanagement op en houdt deze periodiek actueel voor dit en toekomstige projecten.
• Je verwerkt post en e-mail zodat inkomende en uitgaande documenten voldoen aan wettelijke kaders en tijdig bij de juiste personen terechtkomen.
• Je verzamelt en levert informatie aan voor de projectverantwoording richting de Manager Projectbeheersing.
• Je beheert het digitale en analoge projectarchief en zorgt dat bevoegde personen toegang hebben tot de juiste documenten binnen een optimaal DMS.
• Je realiseert en onderhoudt een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van de opdrachtgever (ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Je coacht projectmedewerkers op DIM-gebied zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden adequaat uitvoeren en de informatiehuishouding verbetert.
• Je faciliteert en controleert documentaire informatie-uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase.
• Je maakt het digitale en papieren archief gereed voor overdracht van documentbeheer.
• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel; je verleent en intrekt autorisaties in het documentmanagementsysteem.
• Je maakt relevante standaardweergaven of zoekvragen in het DMS naar behoefte van gebruikers.
• Je instrueert en begeleidt (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat kunnen werken aan documentbeheer en archiefvorming.
• Je houdt alle bij het projectarchief behorende documenten actueel en verplaatst documenten en (sub)dossiers waar nodig.
• Je meldt storingen aan de lokale functionele beheerorganisatie en inventariseert en meldt verbetervoorstellen voor applicaties als functionele wensen volgens het vastgestelde proces.
• Je controleert periodiek de kwaliteit van het projectarchief en de uitvoering van documentbeheer en archiefvorming.
• Je brengt SMART-advies uit om keuzes rondom DIM te onderbouwen en stelt waar nodig een programmaplan of verbeterplan op om DIM structureel en duurzaam te verbeteren.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies naar aanleiding van analyses en gesprekken en draagt zo bij aan het optimaal aansluiten op de behoefte van collega’s.

Jouw profiel

• Je hebt meer dan 3 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en met digitaal archiveren.
• Je beschikt minimaal over HBO denk- en werkniveau, met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en dienstverlening en met het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen en implementeren.

Wensen

• Ervaring met (grootschalige) GWW-projecten is een pré.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Archiefwet en metadata-toepassingsmodellen, is wenselijk.
• Ervaring met MS Office en SharePoint en bij voorkeur kennis van het gebruikte DMS van de opdrachtgever.

Competenties

• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling en werkt oplossingsgericht.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je beschikt over analytisch vermogen en kunt verbanden leggen.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig.
• Je luistert actief en herkent de vraag achter de vraag.
• Je plant en organiseert je werk zelfstandig en haalt deadlines zonder onnodige stress.
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en te begeleiden.
• Je bent proactief en gedreven in zelfontwikkeling; je leert van situaties en past dit toe in je werk.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief om zaken te verbeteren en schakelt collega’s wanneer nodig.