Administratief Medewerker

Functieomschrijving

Voor Saxion Hogeschool zoeken wij een Administratief Medewerker. Als medewerker Projectsupport ondersteun je projectleiders en projectteams binnen een omvangrijke, meerjarige vastgoedopgave. Je brengt structuur en overzicht in informatie, planning, besluitvorming en acties, en ondersteunt op organisatorisch, planning-, rapportage-, financiële en projectbeheersingsgebied.

Jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar relevante ervaring in projectondersteuning, projectsecretariaat, projectbeheersing of een vergelijkbare functie.
• Ervaring met het ondersteunen van meerdere projecten en/of projectmanagers.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden; je communiceert helder en werkt zorgvuldig.
• Analytisch en nauwkeurig, met oog voor detail en actuele projectinformatie.
• Ervaring met Microsoft 365 en digitale samenwerkingsomgevingen, waaronder Teams.
• Ervaring met projectplanning en voortgangsrapportages; ervaring met financiële projectadministratie is gewenst.
• Ervaring met capaciteitsplanning is een pré.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en stakeholders en blijft flexibel bij veranderende prioriteiten.

Jouw werkzaamheden
Projectorganisatie en ondersteuning

• Ondersteunen van projectmanager(s) bij organisatie en uitvoering van projecten.
• Organiseren en faciliteren van projectoverleggen, werksessies, bijeenkomsten en stuurgroepen; voorbereiden van overleggen en verzamelen van benodigde informatie.
• Opstellen van verslagen, vastleggen van besluiten en afspraken en bewaken van de opvolging van actiepunten.
• Voorbereiden van presentaties en besluitvormingsstukken; fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische vragen.

Projectbeheersing en voortgang

• Bijhouden van projectplanningen en voortgangsinformatie; monitoren van planning versus realisatie.
• Bijhouden van actie-, besluiten-, issue- en risicologboeken en structureren van binnengekomen informatie.
• Ondersteunen bij voortgangsrapportages en inzichtelijk maken van samenhang tussen projecten binnen de opgave.
• Signaleren van afwijkingen, knelpunten en afhankelijkheden en deze onder de aandacht brengen van de projectmanager.

Projectinformatie en documentmanagement

• Inrichten en beheren van digitale projectomgevingen en projectdossiers.
• Bewaken van volledigheid en actualiteit van projectdocumentatie en zorgen voor toegankelijke informatievoorziening.

Financiële ondersteuning

• Ondersteunen bij het inzichtelijk houden van de financiële stand van projecten; bijhouden van budgetten en prognoses.
• Ondersteunen bij controle van facturen en financiële gegevens; signaleren van afwijkingen tussen budget, prognose en realisatie.

Capaciteits- en resourceplanning

• Ondersteunen bij het plannen en inzichtelijk maken van benodigde capaciteit binnen projecten.
• Bijhouden van capaciteitsgegevens en signaleren van afwijkingen tussen planning, allocatie en gerealiseerde uren.

Projectfasen en afronding

• Ondersteunen bij projectstarts, besluitvormingsmomenten, overdrachten en afronding; compleet maken van projectdossiers bij oplevering.
• Bijdragen aan evaluatie, rapportage en vastleggen van leerpunten voor volgende projecten.

Jouw meerwaarde

• Je zorgt ervoor dat de projectorganisatie goed functioneert en dat projectmanagers beschikken over actuele en betrouwbare informatie om projecten te sturen.
• Je draagt bij aan een professionele, voorspelbare en beheersbare uitvoering van de vastgoedopgave door proactieve ondersteuning en tijdige signalering.

Samenwerking

• Je werkt nauw samen met projectleiders, de manager Vastgoed, projectteamleden en diverse interne en externe stakeholders.
• Je ondersteunt de projectleider door werkzaamheden uit handen te nemen die bijdragen aan een efficiënte en professionele projectorganisatie en stemt prioriteiten regelmatig af.
• Je pakt binnen je eigen verantwoordelijkheid zelfstandig werkzaamheden op en denkt actief mee over benodigde ondersteuning.

Persoonlijke competenties

• Proactief: je neemt initiatief en anticipeert op wat nodig is binnen het project.
• Organisatievermogen: je organiseert en bewaakt afspraken, informatie en taken effectief.
• Nauwkeurig: je levert betrouwbare en actuele projectinformatie.
• Verbindend: je werkt gemakkelijk samen met verschillende disciplines en stakeholders.
• Omgevingsbewust: je hebt oog voor belangen en weet wanneer afstemming nodig is.
• Signalerend vermogen: je herkent afwijkingen, risico's en knelpunten en maakt deze bespreekbaar.
• Flexibel en zelfstandig: je schakelt tussen prioriteiten en pakt werkzaamheden zelfstandig op.

Toon je ervaring met projectondersteuning
Je kunt je ervaring concreet aantonen door bij een project duidelijk te beschrijven wat de context was, welke rol jij vervulde, welke acties je hebt uitgevoerd en welk resultaat of effect dat had. Gebruik de volgende structuur om je ervaring kort en krachtig te presenteren:

• Context: beschrijf het project, de omvang en de belangrijkste betrokken partijen.
• Jouw rol en verantwoordelijkheden: geef aan welke taken je had en voor welke onderdelen je verantwoordelijk was.
• Concrete acties: beschrijf welke activiteiten je uitvoerde (bijv. plannen bijhouden, overleggen organiseren, risico- en issue-logs bijhouden, financiële controles uitvoeren, stakeholders informeren).
• Resultaat en impact: benoem welke verbetering of uitkomst jouw handelen opleverde (bijv. verkorte doorlooptijd, op tijd aangeleverde informatie, risico’s tijdig opgelost).
• Reflectie of leerpunt: geef kort aan wat je hebt geleerd of wat je anders zou doen.

Voorbeeldbeschrijving die je kunt gebruiken

• Context: Je ondersteunde een herontwikkelingsproject met meerdere interne teams en externe aannemers waarbij planning en financiering kritisch waren.
• Rol: Je fungeerde als projectsupport voor twee projectleiders en beheerde de projectplanning, het vergaderproces en de documentatieomgeving.
• Acties: Je organiseerde wekelijkse voortgangsmeetings, verzorgde de agenda en notulen, hield een actielijst en risicolog bij, verifieerde financiële facturen in overleg met de controller en werkte de capaciteitsplanning bij in de gedeelde omgeving.
• Signalen en handelen: Nadat je een terugkerende vertraging van een toeleverancier signaleerde in het risicolog, bracht je dit onder de aandacht van de projectleider, convenieerde een spoedoverleg met de leverancier en coördineerde een tijdelijke herschikking van taken binnen het projectteam om de impact op de kritieke padplanning te beperken.
• Resultaat: Door tijdige escalatie en herallocatie van resources werd een verwachte vertraging beperkt, bleven besluitmomenten op tijd doorgaan en bleef de opdrachtgever tijdig geïnformeerd.
• Leerpunten: Je beschrijft kort welke procesverbetering je introduceerde (bijv. extra tussenrapportage of extra controlemoment voor leveranciers) en welke positieve effecten dat had.