Functieomschrijving
Voor Gemeente 's-Hertogenbosch zoeken wij een Medewerker Secretariaat. Je werkt als Medior Medewerker Secretariaat / Management Assistent en ondersteunt het management, projecten en afdelingen door secretariële, administratieve, dienstverlenende en organisatorische werkzaamheden uit te voeren.Jouw verantwoordelijkheden zijn gericht op drie hoofdgebieden:
Secretariaat en managementondersteuning
- Je beheert en coördineert agenda's, inclusief prioritering.
- Je bereidt vergaderingen voor, notuleert en handelt acties af.
- Je organiseert bijeenkomsten, trainingen en evenementen.
- Je ondersteunt management en afdelingen bij dagelijkse werkzaamheden.
Administratieve ondersteuning
- Je beheert en archiveert documenten en dossiers.
- Je verwerkt inkomende en uitgaande post en e-mail.
- Je stelt correspondentie en administratieve documenten op.
- Je ondersteunt bij processen zoals inkoop, contracten en betalingen.
- Je registreert en verstrekt benodigde gegevens.
Procesbewaking en organisatorische ondersteuning
- Je bewaakt de voortgang van acties, afspraken en meldingen.
- Je signaleert knelpunten en stuurt tijdig bij.
- Je verzorgt telefoon- en mailboxbeheer.
- Je vervult representatieve en facilitaire taken.
- Je draagt bij aan onboarding en interne communicatie.
Competenties
- Samenwerken: je werkt effectief samen binnen het secretariaat en met andere afdelingen.
- Wendbaar: je schakelt snel tussen taken en behoudt overzicht bij drukte.
- Professioneel: je handelt duidelijk en verbindend, met oog voor relatie en resultaat.
- Organisatiesensitiviteit en structuurvermogen: je brengt overzicht aan, stelt prioriteiten en houdt regie op werkzaamheden.
- Proactief: je anticipeert op behoeften van management en collega’s en ontzorgt actief.
Jouw profiel
- Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
- Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol als secretarieel medewerker of managementassistent.
- Kennis van administratieve en secretariële processen en ervaring met notuleren en agendabeheer.
- Goede digitale vaardigheden (o.a. MS Office en relevante systemen).
- Goede beheersing van de Nederlandse taal.
- Ervaring in een complexe of bestuurlijke organisatie is een pré.
Ben je geïnteresseerd? Reageer via de gebruikelijke sollicitatiekanalen.
Functie eisen
- Je hebt minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als secretarieel medewerker, managementassistent of in een vergelijkbare functie
- Je beheerst de Nederlandse taal goed
- Je beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart)
Functie wensen
- Het is een pré als je ervaring hebt in een complexe of bestuurlijke organisatie
- Je hebt minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting
